Privacy Policy

Last updated: 16 October 2026

OneOffice is office-management software for educational institutes and small businesses. This policy explains what information OneOffice handles, why, and the choices you have.

1. Who decides what is stored

Each business that uses OneOffice (an institute, a school, a studio) decides what it records about its students, customers and staff. OneOffice stores and processes that information on the business's behalf and only to provide the service. If your question is about data a business holds about you, contact that business first; we will help them answer it.

2. What we collect

• Account information — name, email address, the business you belong to and your role in it.
• Information a business enters — for example students, courses, attendance, payments, expenses, tasks, leads and documents.
• Bank files (businesses in Switzerland) — when a business imports its bank's payment notification to record the payments it has received, the file is read on the device that opens it; it is not uploaded and not kept. Only the payments it matches are recorded: the amount, the day the bank booked it, the bank's booking reference, and the payer's name and message.
• Questions to the help assistant — the text you type and the page you asked it from.
• Technical information — what the app keeps in your browser or device to keep you signed in and remember your language and layout.

3. Google Calendar

A business may connect its Google Calendar so that its events appear in OneOffice. When it does:

• OneOffice asks Google for read-only access (calendar.readonly). It never creates, changes or deletes events.
• It reads event titles, times, locations and descriptions only to show them in the app's calendar views to the business's own users.
• Events are fetched from Google when they are displayed and are not stored on our servers. We store only the connected calendar's ID and a sign-in token, kept on the server where no app user can read it.
• Disconnecting in Settings → Calendar deletes that token. You can also remove OneOffice's access at any time at myaccount.google.com/permissions.

OneOffice's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google Calendar data is not sold, not used for advertising, not used to train AI models, and not read by people except with the business's permission, for security, or where the law requires it.

4. How we use information

Only to run the service: to show each business its own data, to send the emails and text messages the service needs (such as notifications and sign-in codes), to answer help questions, and to keep the service secure. We do not sell personal information and we do not use it for advertising.

5. Who processes it for us

• Google Cloud / Firebase — hosting, database, sign-in, file storage and server functions.
• Google Vertex AI — answers help-assistant questions. Where a business has switched it on, the assistant also reads that business's records to answer about them, within what the asker's role may see. Before those records reach the model, the names and phone numbers of the people in them are replaced by codes; the model runs in the same Google Cloud project as the business's data, and Google does not use it to train its models.
• Twilio — sends sign-in codes by text message.
• Google (Gmail) — sends notification emails.

Data is stored in Google Cloud data centres in the United States and the European Union. Each business's data is kept in its own database, separate from every other business's.

6. How long we keep it

A business's data is kept while it uses OneOffice. Help-assistant questions are deleted automatically after 90 days.

When a business leaves, it is first offered an export of all its records, each kind of record in its own file. Then, at its request, its data is deleted: the business is closed, its people's access to it is removed, and its records are deleted, with the files they link to. A sign-in account that no other business uses is deleted on request. Our backups expire on their own, and the last copies are gone within 14 days of the deletion. We keep a record that the business was a customer and when it left.

7. Security

Data is encrypted in transit and at rest. Access is limited by business and by role, so users see only their own business's information and only what their role allows.

8. Your choices

You may ask to see, correct or delete personal information about you. Contact the business you deal with, or write to us at the address below.

9. For people in Switzerland

This policy also applies under the Swiss Federal Act on Data Protection (FADP).

• The business that records data in OneOffice is responsible for it (the controller); OneOffice processes it on that business's behalf.
• Disclosure abroad — data is stored and processed in the United States and the European Union (section 5). The EU is listed by the Swiss Federal Council as providing adequate protection. For the United States, disclosure relies on the provider's certification under the Swiss-U.S. Data Privacy Framework or on standard contractual clauses.
• You have the rights in section 8 under the FADP, including receiving your data in a common electronic format, and you may contact the Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC, edoeb.admin.ch).
• A business that leaves receives its records in a common electronic format (JSON, one file for each kind of record) before they are deleted, as section 6 describes.
• If a breach of data security is likely to result in a high risk to the people concerned, we inform the business responsible and, where the law requires it, the FDPIC.
• Questions about data protection in Switzerland go to info@oneofficepro.ch.

10. Changes

If this policy changes, we will update the date at the top of this page.

11. Contact

OneOffice — looper.develop@gmail.com

Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 16. Oktober 2026

OneOffice ist eine Verwaltungssoftware für Bildungszentren und kleine Unternehmen. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten OneOffice bearbeitet, wozu, und welche Wahlmöglichkeiten Sie haben.

1. Wer entscheidet, was gespeichert wird

Jedes Unternehmen, das OneOffice nutzt (ein Bildungszentrum, eine Schule, ein Studio), entscheidet selbst, was es über seine Lernenden, seine Kundschaft und seine Mitarbeitenden erfasst, und ist für diese Daten verantwortlich. OneOffice bearbeitet sie in seinem Auftrag und nur, um den Dienst zu erbringen. Betrifft Ihre Frage Daten, die ein Unternehmen über Sie führt, wenden Sie sich zuerst an dieses Unternehmen; wir unterstützen es bei der Antwort.

2. Welche Daten wir bearbeiten

• Kontodaten – Name, E-Mail-Adresse, das Unternehmen, zu dem Sie gehören, und Ihre Rolle darin.
• Daten, die ein Unternehmen erfasst – zum Beispiel Lernende, Kurse, Anwesenheit, Zahlungen, Ausgaben, Aufgaben, Leads und Dokumente.
• Bankdateien (Unternehmen in der Schweiz) – importiert ein Unternehmen die Gutschriftsanzeige seiner Bank, um erhaltene Zahlungen zu erfassen, wird die Datei auf dem Gerät gelesen, das sie öffnet; sie wird weder hochgeladen noch aufbewahrt. Erfasst werden nur die zugeordneten Zahlungen: der Betrag, der Buchungstag, die Buchungsreferenz der Bank sowie Name und Mitteilung der zahlenden Person.
• Fragen an den Hilfe-Assistenten – der Text, den Sie eingeben, und die Seite, auf der Sie gefragt haben.
• Technische Daten – was die App in Ihrem Browser oder auf Ihrem Gerät speichert, damit Sie angemeldet bleiben und Ihre Sprache und Ansicht erhalten bleiben.

3. Google Calendar

Ein Unternehmen kann seinen Google Calendar verbinden, damit seine Anlässe in OneOffice erscheinen. In diesem Fall:

• OneOffice verlangt von Google nur Lesezugriff (calendar.readonly). Es erstellt, ändert oder löscht nie Anlässe.
• Es liest Titel, Zeiten, Orte und Beschreibungen der Anlässe nur, um sie den eigenen Nutzerinnen und Nutzern des Unternehmens in den Kalenderansichten der App anzuzeigen.
• Die Anlässe werden beim Anzeigen von Google abgerufen und nicht auf unseren Servern gespeichert. Gespeichert werden nur die Kennung des verbundenen Kalenders und ein Anmelde-Token, auf dem Server, wo keine Person in der App es lesen kann.
• Trennen unter Einstellungen → Kalender löscht dieses Token. Sie können den Zugriff von OneOffice auch jederzeit unter myaccount.google.com/permissions entfernen.

Die Nutzung und Weitergabe von Daten, die OneOffice von Google-APIs erhält, hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Daten aus Google Calendar werden nicht verkauft, nicht für Werbung verwendet, nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und von Menschen nur mit Erlaubnis des Unternehmens, aus Sicherheitsgründen oder wo das Gesetz es verlangt, gelesen.

4. Wozu wir die Daten verwenden

Nur für den Betrieb des Dienstes: um jedem Unternehmen seine eigenen Daten anzuzeigen, um die E-Mails und SMS zu senden, die der Dienst braucht (etwa Benachrichtigungen und Anmeldecodes), um Fragen an die Hilfe zu beantworten und um den Dienst sicher zu halten. Wir verkaufen keine Personendaten und verwenden sie nicht für Werbung.

5. Wer die Daten für uns bearbeitet

• Google Cloud / Firebase – Hosting, Datenbank, Anmeldung, Dateiablage und Serverfunktionen.
• Google Vertex AI – beantwortet Fragen an den Hilfe-Assistenten. Hat ein Unternehmen es eingeschaltet, liest der Assistent auch dessen Daten, um Fragen dazu zu beantworten, im Rahmen dessen, was die Rolle der fragenden Person sehen darf. Bevor diese Daten das Modell erreichen, werden die Namen und Telefonnummern der darin genannten Personen durch Codes ersetzt; das Modell läuft im selben Google-Cloud-Projekt wie die Daten des Unternehmens, und Google verwendet sie nicht zum Training seiner Modelle.
• Twilio – versendet Anmeldecodes per SMS.
• Google (Gmail) – versendet Benachrichtigungen per E-Mail.

Die Daten werden in Rechenzentren von Google Cloud in den USA und in der Europäischen Union gespeichert. Die Daten jedes Unternehmens liegen in einer eigenen Datenbank, getrennt von denen aller anderen Unternehmen.

6. Wie lange wir die Daten aufbewahren

Die Daten eines Unternehmens werden aufbewahrt, solange es OneOffice nutzt. Fragen an den Hilfe-Assistenten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Verlässt ein Unternehmen den Dienst, erhält es zuerst einen Export aller seiner Datensätze, jede Art von Datensatz in einer eigenen Datei. Danach werden seine Daten auf seinen Wunsch gelöscht: Das Unternehmen wird geschlossen, der Zugang seiner Personen dazu wird entfernt, und seine Datensätze werden gelöscht, mit den Dateien, auf die sie verweisen. Ein Anmeldekonto, das kein anderes Unternehmen nutzt, wird auf Wunsch gelöscht. Unsere Sicherungskopien laufen von selbst ab; die letzten sind spätestens 14 Tage nach der Löschung entfernt. Wir behalten einen Vermerk, dass das Unternehmen Kunde war und wann es den Dienst verlassen hat.

7. Sicherheit

Die Daten werden bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt. Der Zugriff ist nach Unternehmen und nach Rolle beschränkt: Nutzerinnen und Nutzer sehen nur die Daten ihres eigenen Unternehmens und nur, was ihre Rolle erlaubt.

8. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Personendaten verlangen, ihre Berichtigung oder Löschung, und ihre Herausgabe in einem gängigen elektronischen Format. Wenden Sie sich an das Unternehmen, mit dem Sie zu tun haben, oder schreiben Sie uns an die Adresse unten.

9. Für Personen in der Schweiz

Diese Erklärung gilt auch nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).

• Verantwortlich für die Daten, die ein Unternehmen in OneOffice erfasst, ist dieses Unternehmen; OneOffice bearbeitet sie in seinem Auftrag.
• Bekanntgabe ins Ausland – die Daten werden in den USA und in der EU gespeichert und bearbeitet (Abschnitt 5). Die EU gilt nach der Liste des Bundesrates als Staat mit angemessenem Datenschutz. Für die USA stützt sich die Bekanntgabe auf die Zertifizierung des jeweiligen Anbieters unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder auf Standardvertragsklauseln.
• Ihre Rechte aus Abschnitt 8 stehen Ihnen nach dem DSG zu, und Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) wenden.
• Ein Unternehmen, das den Dienst verlässt, erhält seine Datensätze vor der Löschung in einem gängigen elektronischen Format (JSON, eine Datei für jede Art von Datensatz), wie Abschnitt 6 es beschreibt.
• Führt eine Verletzung der Datensicherheit voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffenen Personen, informieren wir das verantwortliche Unternehmen und, wo das Gesetz es verlangt, den EDÖB.
• Fragen zum Datenschutz in der Schweiz richten Sie an info@oneofficepro.ch.

10. Änderungen

Ändert sich diese Erklärung, passen wir das Datum oben auf dieser Seite an.

11. Kontakt

OneOffice – info@oneofficepro.ch

سياسة الخصوصية

آخر تحديث: 16 تشرين الأول 2026

OneOffice برنامج لإدارة المكاتب للمعاهد التعليمية والشركات الصغيرة. توضّح هذه السياسة ما المعلومات التي يتعامل معها OneOffice، ولماذا، وما الخيارات المتاحة لك.

1. من يقرّر ما يُحفظ

كل شركة تستخدم OneOffice (معهد، مدرسة، استوديو) هي التي تقرّر ما تسجّله عن طلابها وزبائنها وموظفيها. يحفظ OneOffice هذه المعلومات ويعالجها نيابةً عن الشركة ولغرض تقديم الخدمة فقط. إذا كان سؤالك عن معلومات تحتفظ بها شركة عنك، فتوجّه إليها أولاً، وسنساعدها على الإجابة.

2. ما الذي نجمعه

• معلومات الحساب — الاسم، البريد الإلكتروني، الشركة التي تنتمي إليها ودورك فيها.
• معلومات تُدخلها الشركة — مثل الطلاب، الدورات، الحضور، المدفوعات، المصروفات، المهام، العملاء المحتملين والمستندات.
• الملفات البنكية (للشركات في سويسرا) — حين تستورد شركة إشعار الدفعات من بنكها لتسجيل ما وصلها، يُقرأ الملف على الجهاز الذي يفتحه، ولا يُرفع ولا يُحفظ. يُسجَّل منه فقط ما طوبق من دفعات: المبلغ، ويوم القيد لدى البنك، ومرجع القيد البنكي، واسم الدافع ورسالته.
• أسئلة المساعد — النص الذي تكتبه والصفحة التي سألت منها.
• معلومات تقنية — ما يحفظه التطبيق في متصفحك أو جهازك لإبقائك مسجّلاً ولتذكّر لغتك وتخطيط الشاشة.

3. تقويم Google

يمكن للشركة ربط تقويم Google الخاص بها لتظهر أحداثه في OneOffice. عند ذلك:

• يطلب OneOffice من Google صلاحية قراءة فقط (calendar.readonly). لا يُنشئ أحداثاً ولا يغيّرها ولا يحذفها.
• يقرأ عناوين الأحداث وأوقاتها وأماكنها وأوصافها لعرضها فقط في شاشات التقويم داخل التطبيق لمستخدمي الشركة نفسها.
• تُجلب الأحداث من Google عند عرضها ولا تُحفظ على خوادمنا. نحفظ فقط معرّف التقويم المرتبط ورمز الدخول، على الخادم حيث لا يستطيع أي مستخدم للتطبيق قراءته.
• فصل الربط من الإعدادات ← التقويم يحذف هذا الرمز. ويمكنك أيضاً إلغاء صلاحية OneOffice في أي وقت من myaccount.google.com/permissions.

يلتزم استخدام OneOffice ونقله للمعلومات الواردة من واجهات Google البرمجية بسياسة بيانات مستخدمي خدمات Google API، بما في ذلك متطلبات الاستخدام المحدود (Limited Use). لا تُباع بيانات تقويم Google، ولا تُستخدم للإعلانات، ولا لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي، ولا يطّلع عليها أشخاص إلا بإذن الشركة، أو لأغراض الأمان، أو حين يُلزم القانون بذلك.

4. كيف نستخدم المعلومات

لتشغيل الخدمة فقط: لعرض بيانات كل شركة لها وحدها، ولإرسال الرسائل الإلكترونية والنصية التي تحتاجها الخدمة (كالإشعارات ورموز الدخول)، وللإجابة عن أسئلة المساعد، وللحفاظ على أمان الخدمة. لا نبيع المعلومات الشخصية ولا نستخدمها للإعلانات.

5. من يعالجها نيابةً عنّا

• Google Cloud / Firebase — الاستضافة، قاعدة البيانات، تسجيل الدخول، تخزين الملفات ووظائف الخادم.
• Google Vertex AI — الإجابة عن أسئلة المساعد. وفي الشركة التي تفعّل ذلك، يقرأ المساعد أيضًا سجلاتها ليجيب عن أسئلة تخصّها، في حدود ما يحقّ لدور السائل رؤيته. وقبل أن تصل هذه السجلات إلى النموذج، تُستبدل أسماء الأشخاص فيها وأرقام هواتفهم برموز؛ ويعمل النموذج في مشروع Google Cloud نفسه الذي تُحفظ فيه بيانات الشركة، ولا تستخدمها Google لتدريب نماذجها.
• Twilio — إرسال رموز الدخول برسائل نصية.
• Google (Gmail) — إرسال رسائل الإشعارات الإلكترونية.

تُحفظ البيانات في مراكز بيانات Google Cloud في الولايات المتحدة والاتحاد الأوروبي. تُحفظ بيانات كل شركة في قاعدة بيانات خاصة بها، منفصلة عن بيانات أي شركة أخرى.

6. مدة الاحتفاظ

تُحفظ بيانات الشركة طوال استخدامها OneOffice. تُحذف أسئلة المساعد تلقائياً بعد 90 يوماً.

عندما تغادر شركة، نعرض عليها أولاً نسخة مُصدَّرة من جميع سجلاتها، كل نوع من السجلات في ملف مستقل. ثم تُحذف بياناتها بطلبها: تُغلق الشركة، ويُزال وصول أفرادها إليها، وتُحذف سجلاتها مع الملفات المرتبطة بها. ويُحذف عند الطلب حساب الدخول الذي لا تستخدمه أي شركة أخرى. تنتهي صلاحية نسخنا الاحتياطية من تلقاء نفسها، وتزول آخر نسخة خلال 14 يوماً من الحذف. ونحتفظ بسجلّ يفيد بأن الشركة كانت من عملائنا ومتى غادرت.

7. الأمان

البيانات مشفّرة أثناء النقل وأثناء التخزين. الوصول محصور حسب الشركة وحسب الدور، فلا يرى المستخدم إلا معلومات شركته وما يسمح به دوره.

8. خياراتك

يحق لك طلب الاطلاع على معلوماتك الشخصية أو تصحيحها أو حذفها. توجّه إلى الشركة التي تتعامل معها، أو راسلنا على العنوان أدناه.

9. التغييرات

إذا تغيّرت هذه السياسة، سنحدّث التاريخ في أعلى هذه الصفحة.

10. التواصل

OneOffice — looper.develop@gmail.com

מדיניות פרטיות

עודכן לאחרונה: 16 באוקטובר 2026

OneOffice היא תוכנה לניהול משרד עבור מוסדות חינוך ועסקים קטנים. מדיניות זו מסבירה אילו מידע OneOffice מטפלת בו, מדוע, ואילו אפשרויות עומדות לרשותך.

1. מי מחליט מה נשמר

כל עסק שמשתמש ב-OneOffice (מכון, בית ספר, סטודיו) מחליט מה לרשום על התלמידים, הלקוחות והעובדים שלו. OneOffice שומרת ומעבדת את המידע בשם העסק ורק לצורך מתן השירות. אם שאלתך נוגעת למידע שעסק מחזיק עליך, פנה קודם לאותו עסק; אנחנו נעזור לו להשיב.

2. מה אנחנו אוספים

• פרטי חשבון — שם, כתובת דוא״ל, העסק שאליו אתה שייך והתפקיד שלך בו.
• מידע שהעסק מזין — למשל תלמידים, קורסים, נוכחות, תשלומים, הוצאות, משימות, לידים ומסמכים.
• קובצי בנק (עסקים בשווייץ) — כשעסק מייבא את הודעת הזיכויים של הבנק שלו כדי לרשום תשלומים שהתקבלו, הקובץ נקרא במכשיר שפותח אותו; הוא אינו מועלה ואינו נשמר. נרשמים רק התשלומים שהותאמו: הסכום, יום הרישום בבנק, אסמכתת הרישום של הבנק, ושם המשלם וההודעה שלו.
• שאלות לעוזר — הטקסט שאתה מקליד והעמוד שממנו שאלת.
• מידע טכני — מה שהאפליקציה שומרת בדפדפן או במכשיר כדי להשאיר אותך מחובר ולזכור את השפה והפריסה שלך.

3. Google Calendar

עסק יכול לחבר את Google Calendar שלו כדי שהאירועים יופיעו ב-OneOffice. במקרה זה:

• OneOffice מבקשת מ-Google הרשאת קריאה בלבד (calendar.readonly). היא לעולם אינה יוצרת, משנה או מוחקת אירועים.
• היא קוראת כותרות, שעות, מיקומים ותיאורים של אירועים רק כדי להציג אותם במסכי היומן באפליקציה למשתמשי אותו עסק.
• האירועים נשלפים מ-Google בזמן ההצגה ואינם נשמרים בשרתים שלנו. אנחנו שומרים רק את מזהה היומן המחובר ואסימון התחברות, בשרת, במקום שאף משתמש באפליקציה אינו יכול לקרוא.
• ניתוק החיבור בהגדרות ← יומן מוחק את האסימון. אפשר גם לבטל את הגישה של OneOffice בכל עת ב- myaccount.google.com/permissions.

השימוש של OneOffice במידע שמתקבל מממשקי Google והעברתו כפופים למדיניות נתוני המשתמש של שירותי Google API, כולל דרישות השימוש המוגבל (Limited Use). נתוני Google Calendar אינם נמכרים, אינם משמשים לפרסום או לאימון מודלים של בינה מלאכותית, ואינם נקראים על ידי אנשים אלא בהרשאת העסק, לצורכי אבטחה, או כשהחוק מחייב זאת.

4. איך אנחנו משתמשים במידע

רק כדי להפעיל את השירות: להציג לכל עסק את המידע שלו בלבד, לשלוח את הודעות הדוא״ל וה-SMS שהשירות צריך (כמו התראות וקודי כניסה), לענות על שאלות לעוזר ולשמור על אבטחת השירות. איננו מוכרים מידע אישי ואיננו משתמשים בו לפרסום.

5. מי מעבד אותו עבורנו

• Google Cloud / Firebase — אחסון האתר, מסד נתונים, התחברות, אחסון קבצים ופונקציות שרת.
• Google Vertex AI — עונה על שאלות לעוזר. בעסק שהפעיל זאת, העוזר גם קורא את הרשומות של העסק כדי לענות על שאלות לגביהן, בגבולות מה שהתפקיד של השואל מאפשר לראות. לפני שהרשומות האלה מגיעות למודל, השמות ומספרי הטלפון של האנשים שבהן מוחלפים בקודים; המודל פועל באותו פרויקט Google Cloud שבו נשמר המידע של העסק, ו-Google אינה משתמשת בו כדי לאמן את המודלים שלה.
• Twilio — שולחת קודי כניסה ב-SMS.
• Google (Gmail) — שולחת הודעות דוא״ל של התראות.

המידע נשמר במרכזי הנתונים של Google Cloud בארצות הברית ובאיחוד האירופי. המידע של כל עסק נשמר במסד נתונים משלו, בנפרד מכל עסק אחר.

6. משך השמירה

המידע של עסק נשמר כל עוד הוא משתמש ב-OneOffice. שאלות לעוזר נמחקות אוטומטית אחרי 90 יום.

כשעסק עוזב, מוצע לו קודם ייצוא של כל הרשומות שלו, כל סוג רשומה בקובץ נפרד. לאחר מכן, לבקשתו, המידע שלו נמחק: העסק נסגר, הגישה של האנשים שלו אליו מוסרת, והרשומות שלו נמחקות, יחד עם הקבצים שהן מקשרות אליהם. חשבון כניסה שאף עסק אחר אינו משתמש בו נמחק לפי בקשה. הגיבויים שלנו פגים מעצמם, והעותקים האחרונים נעלמים בתוך 14 יום מהמחיקה. אנחנו שומרים רישום שהעסק היה לקוח ומתי עזב.

7. אבטחה

המידע מוצפן בהעברה ובאחסון. הגישה מוגבלת לפי עסק ולפי תפקיד, כך שמשתמש רואה רק את המידע של העסק שלו ורק את מה שהתפקיד שלו מתיר.

8. הזכויות שלך

באפשרותך לבקש לעיין במידע אישי עליך, לתקן אותו או למחוק אותו. פנה לעסק שאתה עובד מולו, או כתוב לנו לכתובת שלמטה.

9. שינויים

אם המדיניות תשתנה, נעדכן את התאריך בראש העמוד.

10. יצירת קשר

OneOffice — looper.develop@gmail.com